Paperless Office – der Traum vom papierlosen Büro

Ausgeträumt wäre wahrscheinlich die richtige kurze Antwort.

Der Begriff „papierloses Büro“ geht auf das Jahr 1975 zurück. Laut dem Suchergebnis hat ein großes Unternehmensberatungsunternehmen in der Zeitschrift Businessweek in jenem Jahr gemutmaßt, dass der Papierverbrauch ab 1980 zurückgehen und alle Büros bis 1990 papierlos sein würden. (https://www.moo-con.com/unser-wissen/blog/papierloses-buero/)

Aber warum ist das eigentlich so schwierig? Eingangs- und Ausgangsrechnung an zentraler Stelle zu sammeln erscheint noch einfach. Doch es gehören noch vielfältige weitere Dokumentenarten dazu. Verträge, Lohnabrechnungen, Steuern, Krankenkassen, Dokumentation (eigene und fremde), Skizzen, Konzepte. You name it. y

Dabei haben wir alles an Bord.: Nextcloud, Cubby, MinIO, Docusign, Docuseal, LimeSurvey, Paperless-ngx. Wir müssen uns da wohl nur einmal „durchbeißen“.

In der guten alten analogen Welt haben wir Papier in Ordnern abgeheftet und die Ordner in Aktenschränke verstaut. Irgendwie vertrauten wir darauf, dass der Schrank nur für bestimmten Menschen zugänglich war und das Thema Vertraulichkeit damit erledigt ist.

Ganz anders im Zeitalter der Digitalität. Ein Speicherort für Dokumente jeder Art. Und plötzlich ist die Lohnabrechnung nur einen Klick vom NDA entfernt. Wer darf überhaupt auf die Kontoauszüge zugreifen und sollen alle die Steuererklärungen einsehen können?

Ordner sind nicht mehr in Schränken die in Räumen stehen, die abgeschlossen werden können. Dokumente liegen gleichberechtigt im Filesystem und der Zugriff wird über Berechtigung geregelt, die in Datenbanken stehen.

Doch einmal diese Übertragung verstanden, steht der Umsetzung kaum noch etwas im Weg.

Wie immer steht am Anfang ein Konzept. Das fragt die typischen Bedingungen ab:

• Welche Art von Dokumente haben wir eigentlich in Verwendung?
• Gibt es spezielle Regeln für den Zugriff auf die Dokumentenarten?
• Wo entstehen die Dokumente?
• Können wir den Prozessweg der Dokumente lenken?
• Welche Aufbewahrungspflichten haben wir?
• Gibt es andere regulatorische Anforderungen an unsere Dokumente?

Und natürlich das: Was war schlecht und was wollen wir zukünftig ändern? Wenn beide Bedingungen mit: „Alles gut, nichts“ beantwortet werden können – lass es. Du bist nicht und wirst nicht papierlos. Das ist (Stand 2024) auch überhaupt nicht schlimm. Immerhin sollte das Papierlose ja bereits 1990 erledigt sein.